Briga o zdravlju zaposlenih danas predstavlja jedan od najvažnijih elemenata odgovornog poslovanja. Sve veći broj kompanija odlučuje da svojim zaposlenima obezbedi dodatnu podršku kroz finansiranje specijalističkih pregleda, dijagnostičkih procedura, operativnih zahvata ili drugih oblika lečenja. Osim što ovakva praksa pozitivno utiče na zadovoljstvo i motivaciju zaposlenih, ona otvara i brojna pitanja u vezi sa poreskim i računovodstvenim tretmanom ovih troškova.
Da bi poslodavac izbegao potencijalne poreske rizike, neophodno je da razume kada se troškovi lečenja smatraju neoporezivim primanjem zaposlenog, koja dokumentacija je potrebna i na koji način se ovakve isplate pravilno evidentiraju u poslovnim knjigama.
Zašto kompanije finansiraju lečenje zaposlenih?
Savremeno poslovanje podrazumeva ulaganje u ljudske resurse. Zdrav zaposleni je produktivniji, manje odsustvuje sa posla i doprinosi boljim rezultatima kompanije. Upravo zbog toga mnogi poslodavci odlučuju da zaposlenima pruže dodatnu zdravstvenu podršku, naročito u situacijama kada je potrebno hitno ili specijalizovano lečenje.
Najčešći oblici pomoći uključuju:
- finansiranje specijalističkih pregleda;
- laboratorijske analize i dijagnostiku;
- operativne zahvate;
- rehabilitaciju;
- nabavku određenih medicinskih pomagala;
- lečenje u privatnim zdravstvenim ustanovama;
- jednokratnu novčanu pomoć za pokrivanje troškova lečenja.
Pored društvene odgovornosti, ovakve mere mogu doprineti boljoj organizacionoj kulturi i jačanju odnosa između poslodavca i zaposlenih.
Poreski aspekt finansiranja lečenja
Prilikom odobravanja finansijske pomoći za lečenje zaposlenog potrebno je utvrditi da li takva isplata predstavlja oporezivi prihod ili može ostvariti povoljniji poreski tretman u skladu sa važećim propisima Republike Srbije.
Ne postoji jedinstveno pravilo koje se primenjuje na sve situacije. Poreski tretman zavisi od više faktora, među kojima su:
- svrha isplate;
- način finansiranja;
- vrsta medicinskih troškova;
- raspoloživa dokumentacija;
- ispunjenost zakonskih uslova.
Zbog toga je važno da svaka pojedinačna situacija bude pravilno analizirana pre izvršenja isplate.
Kada je dokumentacija od ključnog značaja?
Bez odgovarajuće dokumentacije teško je dokazati da sredstva predstavljaju pomoć za lečenje, a ne dodatno primanje zaposlenog. Iz tog razloga preporučuje se da poslodavac obezbedi kompletnu dokumentaciju pre nego što izvrši plaćanje.
Najčešće se prikupljaju:
- zahtev zaposlenog;
- medicinska dokumentacija;
- lekarski izveštaji;
- predračun ili račun zdravstvene ustanove;
- odluka poslodavca o odobravanju pomoći;
- dokaz o izvršenom plaćanju.
Dobro vođena dokumentacija predstavlja najbolju zaštitu tokom eventualne poreske kontrole.
Interni akti kompanije
Jedan od načina da se postupak učini transparentnijim jeste donošenje internog pravilnika kojim se uređuje odobravanje pomoći zaposlenima.
Takav dokument može sadržati:
- uslove za ostvarivanje prava;
- način podnošenja zahteva;
- potrebnu dokumentaciju;
- maksimalne iznose pomoći;
- postupak odobravanja;
- način evidentiranja u računovodstvu.
Jasna interna pravila doprinose jednakom tretmanu svih zaposlenih i olakšavaju sprovođenje procedura.
Evidentiranje u poslovnim knjigama
Svaka isplata mora biti pravilno evidentirana u skladu sa računovodstvenim propisima. Način knjiženja zavisi od prirode troška i okolnosti konkretnog slučaja.
Pored knjiženja samog troška, potrebno je voditi računa i o:
- poreskoj evidenciji;
- obračunu eventualnih poreza i doprinosa;
- arhiviranju dokumentacije;
- povezivanju isplate sa odgovarajućim odlukama i računima.
Ispravna evidencija značajno smanjuje mogućnost naknadnih korekcija tokom poreske kontrole.
Najčešće greške poslodavaca
U praksi se često pojavljuju određene nepravilnosti koje mogu dovesti do dodatnih poreskih obaveza.
Najčešće greške uključuju:
- isplatu bez medicinske dokumentacije;
- nepostojanje odluke o odobravanju pomoći;
- nepotpunu računovodstvenu evidenciju;
- pogrešan obračun poreza;
- nedovoljno obrazloženu svrhu isplate.
Pravovremena provera dokumentacije može sprečiti većinu ovih problema.
Kako smanjiti poreski rizik?
Poslodavci mogu značajno smanjiti mogućnost nepravilnosti ukoliko pre svake isplate sprovedu internu proveru.
Preporučljivo je:
- proveriti da li su ispunjeni zakonski uslovi;
- prikupiti kompletnu medicinsku dokumentaciju;
- doneti formalnu odluku o odobravanju pomoći;
- konsultovati računovođu ili poreskog savetnika;
- pravilno evidentirati sve poslovne promene.
Takav pristup omogućava veću pravnu sigurnost i smanjuje rizik od dodatnih poreskih obaveza.
Prednosti za kompaniju
Pored humanog aspekta, finansiranje lečenja zaposlenih donosi i brojne poslovne koristi.
Kompanije koje vode računa o zdravlju zaposlenih često ostvaruju:
- veću lojalnost zaposlenih;
- manje bolovanja;
- veću produktivnost;
- bolje međuljudske odnose;
- jači imidž odgovornog poslodavca;
- lakše privlačenje kvalitetnih kadrova.
Ulaganje u zdravlje zaposlenih predstavlja dugoročnu investiciju u stabilnost i razvoj poslovanja.
Zaključak
Pružanje finansijske pomoći zaposlenima za potrebe lečenja predstavlja važan segment odgovornog upravljanja ljudskim resursima. Međutim, pored želje da se zaposlenima pomogne, jednako je važno obezbediti pravilnu primenu poreskih i računovodstvenih propisa.
Pravilno pripremljena dokumentacija, jasno definisane interne procedure i blagovremena stručna konsultacija mogu pomoći poslodavcima da ovakve isplate sprovedu u skladu sa važećim zakonodavstvom i izbegnu nepotrebne poreske rizike.
Redovno praćenje propisa i dosledna primena zakonskih pravila predstavljaju najbolji način da kompanija istovremeno zaštiti svoje poslovanje i pruži značajnu podršku zaposlenima u trenucima kada im je ona najpotrebnija.