Pitanja i odogvori u vezi sa e-arhiviranjem

2322-e-arhiviranje

1. Na koga se odnosi Uredba koja reguliše elektronsko arhiviranje?

Sama Uredba odnosi se na stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku. Konkretnije, Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti određuje da su stvaraoci pravna i fizička lica čijim radom nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal, dok su imaoci pravna i fizička lica koji takvu građu drže po određenom osnovu. Uopšteno rečeno, ova materija obuhvata sve subjekte koji obavljaju privredne i vanprivredne delatnosti.

Ipak, Zakon propisuje kaznene odredbe samo za pravna lica, iz čega proizilazi da nisu predviđene sankcije za fizička lica i preduzetnike. Ne očekujemo da će se budućim promenama zakona uvoditi sankcije za nepoštovanje odredaba ovih propisa, za te grupe subjekata.

2. Da li treba da skeniram sve poslovne dokumente koje imam da bi to bilo elektronski arhivirano?

Ne, obaveza elektronskog arhiviranja se generalno odnosi na dokumentarni materijal koji nastane u elektronskom formatu. Za sada ne postoje zvanično tumačenje da će se Uredba primenjivati na dokumente nastale pre 1. januara 2024. godine, već samo na nastale nakon ovog datuma.

Nemate obavezu skeniranja štampanih dokumenata. Ukoliko ipak odlučite da to uradite prosto skeniran dokument predstavlja kopiju štampanog dokumenta i ne spada pod ovu Uredbu. Međutim, ukoliko štampani dokument digitalizujete na način da elektronski primerak predstavlja akt iste dokazne snage kao original, onda takav akt potpada pod ovu Uredbu. Ovaj način digitalizacije sprovodi se po posebnoj proceduri. (pogledajte odgovor na pitanje 3.)

3. Šta predstavlja pojam digitalizacije u smislu Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju?

Digitalizacija u smislu ovog zakona predstavlja konverziju dokumenta koji nije u elektronskom obliku u elektronski oblik. Akt tj. dokument koji je digitalizovan ima istu dokaznu snagu kao originalni akt, ako su kumulativno ispunjeni sledeći uslovi:

da je digitalizacija akta sprovedena pod nadzorom:

  • preduzetnika ili ovlašćenog lica kod preduzetnika*
  • ovlašćenog lica u okviru pravnog lica, ili lica ovlašćenog od strane tog lica
  • lica koje je ovlašćeno za overu potpisa, rukopisa i prepisa (notar) ili
  • lica koje je posebnim zakonom ovlašćeno za overu digitalizovanog akta

da je istovetnost digitalizovanog akta i originala potvrđena kvalifikovanim elektronskim pečatom/potpisom lica iz prethodne tačke

Detaljna pravila šta predstavlja digitalizovani akt propisana su u članu 11 Zakona o elektronskom dokumentu.

* Napominjemo da ne postoje kaznene odredbe povodom obaveze arhiviranja za preduzetnike (videti pitanje broj 2).

4. Koliko često se sprovodi elektronsko arhiviranje?

Još jedna nedovoljno jasno regulisana obaveza je da li se arhiviranje elektronskih dokumenata sprovodi svakodnevno, nedeljno, mesečno ili godišnje. Za sada nema izričitih normi koje će odgovoriti na ovo pitanje, ali očekujemo da će period arhiviranja pratiti rokove koji su uspostavljeni Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, kao krovnim zakonom. Dakle, očekujemo da će se sprovoditi početkom godine, za prethodnu kalendarsku godinu. Svakako, ovo pitanje i dalje ostaje otvoreno.

5. Da li je potrebno koristiti plaćeni softver za elektronsko arhiviranje?

Nije potrebno. Subjekti javnog sektora koristiće državnu platformu eArhiv. Još uvek ne postoje zvanične i nezvanične informacije o nastanku, upotrebi i početku rada te platforme.

Subjekti privatnog sektora mogu izabrati jednu od dve opcije:

  1. Plaćeno rešenje – elektronsko arhiviranje se može sprovoditi angažovanjem druge firme – pružaoca usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata (član 63. Zakona o elektronskom dokumentu) ili


Na primer, korisnici Kancelarka će imati priliku da besplatno koriste softver za elektronsko arhiviranje kojim će ispunjavati obavezu pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenata.

6. Koja je razlika između pouzdanog čuvanja i kvalifikovanog elektronskog čuvanja?

Pouzdano čuvanje može sprovoditi imalac ili stvaralac dokumentarnog materijala, uz poštovanje postupaka i tehnoloških rešenja kojima se obezbeđuje mogućnost dokazivanja validnosti kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata.

Kvalifikovano elektronsko čuvanje može obavljati samo pružalac usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata, koji je registrovan za tu uslugu od strane nadležnog ministarstva.

Suštinski, za ispunjenje obaveze uopšte ne morate raditi kvalifikovano čuvanje i angažovati pružaoca usluge, ako imate sopstvene resurse za sprovođenje elektronskog arhiviranja, ili imate odgovarajuće softversko rešenje.

7. U kom formatu moraju biti elektronski dokumenti kako bi bili podobni za dugotrajno čuvanje?

Formati koji su pogodni za dugotrajno čuvanje su: PDF/A, PDF/E, UTF-8, TIFF, JPEG, PNG, JPEG2000, SVG, kao i određeni binarni formati. Detaljno pojašnjenje formata koji su pogodni za čuvanje opisuje član 13 Uredbe o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i form atima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.

8. Da li postoji razlika između elektronskog arhiviranja koje sprovodi privatni i javni sektor?

Da, predviđeno je da javni sektor svoje obaveze ispunjava korišćenjem platforme nadležnog ministarstva pod nazivom eArhiv. Za sada ne postoje bliže informacije o ovom portalu, početku njegovog rada i njegovim karakteristikama.

Sa druge strane, nije predviđeno da portal eArhiv koristi privatni sektor, već će biti slobodan da izabere softversko rešenje najprikladnije svom poslovanju

9. Kakva je razlika između arhivske knjige i elektronskog arhiviranja?

Arhivska knjiga predstavlja evidenciju tj. popis celokupne dokumentacije nastale u kalendarskoj godini, bez obzira da li su ti dokumenti nastali u papirnom ili elektronskom obliku.

Elektronsko arhiviranje predstavlja sam čin arhiviranja dokumenata nastalih u elektronskom obliku. To predstavlja klasifikovsanje, razvrstavanje, pouzdano čuvanje i dostupnost tih dokumenata.

10. Da li se e-Fakture elektronski arhiviraju u SEF ili moram i njih dodatno da elektronski arhiviram?

Uloga SEF-a u kontekstu elektronskog arhiviranja nije najpreciznije određena, i moguće je da će u narednim mesecima ova tema biti dodatno pojašnjena. Ali, s obzirom na standardizaciju dokumenata (npr. XML format) koja je sprovedena uspostavljanjem SEF-a, mišljenja smo da je dokumentarni materijal koji je pohranjen u SEF na taj način već elektronski arhiviran, da je ispunjena obaveza pouzdanog čuvanja, i da ne postoji potreba za dodatnim arhiviranjem, na drugoj lokaciji.

11. Koji sve propisi čine pravni okvir za materiju elektronskog arhiviranja?

Propisi koji su izvori prava u ovoj i srodnim oblastima su:


Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti

Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju

Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku


Pravilnik o obrascu arhivske knjige

Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave

Pravilnik o uslovima za postupke i tehnološka rešenja koji se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenta 

Uredba o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje 

Zakon o informacionoj bezbednosti 

Zakon o elektronskoj upravi

Zakon o elektronskom fakturisanju 

Uputstvo o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave

Izvor: Paragraf.rs

Ivan Nikolić

Ivan Nikolić

Diplomirani ekonomista

Facebook
Twitter
LinkedIn