NOVE OBAVEZE ZA PRIVREDNE SUBJEKTE

Niko nije bio zainteresovan da poštuje zakon zbog toga što se i plaćanje kazne pokazalo ekonomičnije od poštovanja obaveza iz zakona (kazna za nepoštovanje bila od 1000 do 10.000 rsd za pravno lice), međutim sve je to promenjeno novim zakonom. Tako da, nove kazne koje su predviđene za pravno lice iznosi od 50.000,00 do 2.000.000, 00 dinara, a kazna za odgovorno lice je od 5.000,00 do 150.000, 00 dinara.             

Nove obaveze za privredne subjekte

• da odrede odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
• da vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu; Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca. Arhivska knjiga (prepis arhivske knjige) se dostavlja nadležnom arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.
• (obaveza i prema prethodnom zakonu, ali sada jasno precizirana) da donesu opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, da donesu Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kao i opšti akt o načinu evidentiranja zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.

Novim zakonom dat spisak/lista obaveza za subjekte (većina obaveza postojala i po prethodnom zakonu, mada subjekti nisu poštovali), te je svaki stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala u odavezi da:

1. obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2. odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
3. evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
4. predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
5. osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
6. vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
7. dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
8. pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
9. odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
10. omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
11. postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
12. obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Takođe, zakon o arhivskoj građi određuje obavezu za stvaraoce da donesu:

1. opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2. listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
3. opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.