Jedna od gorućih tema ovih dana, iako možda ne izgleda toliko bitna za preduzetnike i kompanije, a jeste novi izazov i obaveza, jeste izvesni početak primene novog Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.
Uredbom o izmeni Uredbe o elektronskom arhiviranju, promenjen je datum početka primena elektronskog arhiviranja.
Kako je prvobitnom uredbom bilo predviđeno, sa obavezom elektronskog arhiviranje trebalo je početi 01. septembra 2022. godine.
To dakle znači, da se sve odredbe koje su Uredbom o elektronskom arhiviranju, neće primenjivati od 1. septembra 2022. već od 1. januara 2024. god.
Odrebe koje su gore pominju su sledeće:
- Korišćenje softverskog rešenja za elektronsko arhiviranje;
- Odobravanje liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
- Elektronsko arhiviranje stvaraoca i imaoca pre predaje nadležnom arhivu;
- Obavljanje stručnog nadzora u eArhivu;
- Izdvajanje elektronskog dokumentarnog materijala koji se uništava;
- Izdvajanje elektronskog dokumentarnog materijala koji se trajno čuva i
- Mere zaštite softverskog rešenja u kojem se vrši elektronsko arhiviranje
Ova Uredba je predstavlja podzakonski akt donet u vezi sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti odnosi se na sva pravna lica, bez obzira na to da li ona pripadaju javnom ili privatnom sektoru.
Iako je spisak opšte poznat svima, stanje unutar kompanija nije često najidealnije kada je u pitanju čuvanje dokumentacije. U bilo kom stanju da se nalazi dokumentacija u vašoj kompaniji u ovom trenutku, izvesno je da će sistematizacija, pravilno odlaganje i čuvanje biti obaveza.
Po uputstvima Privredne komore Srbije koja su izdata krajem 2021. Godine, a u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Službeni glasnik RS“, br. 6/2020) ste u obavezi da nadležnom arhivu dostavite sledeću dokumentaciju:
– Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala
– Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata
– Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja
Na kraju, sumiramo i izdvajamo osnovne kategorije koje se nalaze u privrednom drustvu, a koje je potrebno urediti Zakonom o arhivskoj građi i to su:
- Opšta dokumentacija privrednog drustva
- Osnivanje i odluke organa upravljanja
- Opšti akti
- Radni odnosi
- Finansije i računovodstvo
- Bezbednost i zdravlje na radu
- Arhivsko poslovanje
Još je bitno ponovo napomenuti da su Zakonom predviđene novčane kazne za nepoštovanje propisanih obaveza u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, odnosno od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom subjektu.
